L’organisation est primordiale pour pouvoir avancer et être efficace. On parle souvent d’adopter la bonne méthodes, d’avoir un « MindSet » en béton, mais au bout du compte, les bonnes résolutions sont très difficiles à tenir et elles finissent par s’étioler. Alors comment faire pour faire en sorte de que les choses soient faite? S’organiser pour réussir. C’est la méthode très utilisée au USA qu’a mis en place David ALLEN – Méthode GTD : « Getting Things Done ». Dans cette société d’information, dans le cadre de notre profession et du poste que nous occupons, la plus part du stress qui nous ressentons provient des engagements que nous avons pris ou que nous avons accepté. Quand on arrive pas à faire ce que l’on veut, que l’on se sent submergé par l’activité, on va avoir tendance à procrastiner. C’est un sentiment d’inconfort qui nous plombe. La méthode GTD va donc nous aider à augmenter notre efficacité personnelle. Pour valider notre engagement. David ALLEN propose d’adresser les 3 aspects suivants:

• Temps que les choses restent dans notre tête, celle-ci n’est pas libre. Il faut donc tout collecter dans un système externe.
• Définir ce qu’il faut faire pour atteindre son but et honorer son engagement
• Déterminer les actions à faire et les orchestrer dans un système qui va nous le rappeler.

Ensuite il faut s’entraîner, comme un sportif de haut niveau, pour automatiser ce système. Pour y arriver, on ne doit rien garder dans notre tête. La plupart du temps, notre esprit rumine autour d’un sujet pour les raisons suivantes :

• nous n’avons pas encore défini quel résultat nous souhaitons atteindre sur celui-ci,
• nous n’avons pas encore décidé qu’elle sera la toutes prochaines actions à réaliser,
• ou encore parce que nous n’avons pas mis en place des rappels efficaces.

Tant que nous n’avons pas clarifier nos idées, pris des décisions et que nous n’avons pas sauvegardé les résultats de ces réflexions dans un système auquel nous faisons confiance, notre cerveau ne va pas abandonner la tâche. Continuer à penser à quelque chose sur laquelle nous ne pouvons pas progresser n’est pas seulement une perte de temps et d’énergie, mais ça fait augmenter nos angoisses sur ce que nous devrions faire et que nous ne sommes pas en train de faire. Ce qui tourne en continue dans nos têtes sont des trucs, un ensemble mal défini de choses pour lesquelles nous n’avons pas bien déterminer les résultats souhaités ou les actions suivantes. La raison pour laquelle les gens n’arrivent pas à profiter pleinement des systèmes d’organisation personnel, c’est qu’ils n’ont pas réussi à transformer tous les sujets et tâches qu’ils n’ont pas réussi à organiser en résultats souhaités et en actions à faire. Contrairement à un système d’organisation traditionnel qui commence par définir un but , puis des objectifs annuels, puis mensuels, puis une liste de tâches dans la journée, la méthode GTD suit le parcours contraire et commence par une gestion optimisée du flux de nos activités quotidiennes.

La Méthode GTD

Elle comporte 5 étapes :

1. Collecter : Recueillir les choses qui nécessitent notre attention
2. Traiter : Définir les actions à accomplir pour faire la tâche.
3. Organiser : le résultat de ces décisions
4. Réviser : Décider comment s’organiser et réaliser les actions à faire.
5. Exécuter : Vérifier la méthode et les résultats

L’auteur préconiser de séparer ces étapes au cours de la journée. Beaucoup de gens n’arrivent pas à s’organiser car ils essaient de faire les 5 étapes en même temps.

Etape 1 : Collecter

Collectez tout ce que vous avez en vue, et en faire une liste exhaustive. Collecter vos idées, courriers, notes dans des bac adéquat, ou dans des systèmes de prise de note. (cf article Prise de notes). Le but est que tout ce que vous avez dans la tête comme idée et actions finissent dans un bac de collectif. Plus rien ne doit trainer sur le bureau ou dans votre tête. Du coup on a un tas de sujets et d’actions listées dans différentes bannettes.

Etape 2 : Traiter

On va essayer de processer tout ce qui se trouve dans les différentes bannettes, les collecter, avec comme objectif de tout vider. Cela ne veut pas dire qu’il faut faire tout ce que nous avons collecté. Il faut donc :

1. – Analyser chaque sujet/tâche dans chaque bannette
2. – Définir ce que l’on veut en faire, et
3. – Quelles seront les actions à mener

Réaliser ces 3 étapes pour chaque sujet/tâche dans dans les différentes bannettes.

• Ne vous dispersez pas.
• Ne rien remettre dans les bannettes de collecte.
• S’obliger à trancher et à prendre une décision pour chaque sujet/tâche
• Quelle est la prochaine action à faire? et définir des actions claire.
  • Pas d’action
  • Jetter à la poubelle
  • Des actions à planifier en mettant en place un rappel
  • Références : Informations Utiles, à organiser , à stocker
  • La réaliser tout de suite
  • La déléguer
  • La planifier

Etape 3 : Organiser

On va organiser les choses que l’on désire suivre et gérer. On va donc retrouver :

• La liste des taches à programmer
• Les documents et références
• La Liste des tâches déléguées

Mais aussi :

• Les listes d’actions à faire maintenant ou ASAP
• Les actions planifiées
• La liste des projets
• Les documents liés au projet

Chaque type de ces catégories représente un engagement différent. Elles doivent êtres suivies de manière séparées si l’on ne veux pas perdre en efficacité. On essayera de mettre un focus sur les actions à faire les plus rapidement possible en essayant de les regrouper… Exemple: Lister les appels à passer avec leurs numéros, les tâches à faire sur ordinateur, les tâches à faire à l’extérieur, les tâches à faire au bureau, à lire, etc… Pour les tâches déléguées, cherchez simplement l’objectif atteint et que tout avance correctement. Organisez vos projets et les documents liés en utilisant le bonne outils pour le stockage (cf Article)

Etape 4 : Réviser

Réviser le système pour qu’il reste efficace. Il faudra regarder et checker quotidiennement la liste des choses à faire, actions/taches du jours, puis les actions à suivre. Mettez en place des routines quotidiennes qui vous aident à prendre de bonnes habitudes. Une ou deux fois par semaine, prenez du temps pour organiser votre semaine, et mettant en places les 4 premières étapes. Cette revue hebdomadaire, permet de bien s’assurer que l’on a vider sa tête et ses actions/tâche dans le système.

Etape 5 : Exécuter

Il faut exécuter toutes les taches que l’on a listé pour la journée. Pour savoir, par quelle tâche commencer, faites vous confiances, commencez par celle que vous avez envie, ou au contraire, débarrassez vous en premier de celles qui ne vous stimule pas. Tenez compte :

• Du contexte
• Du temps disponible
• De l’énergie disponible
• De la Priorité

Vous serez confronter à :

• Faire le travail Prédéfini
• Faire le travail qui se manifeste sur le moment
• Définir le travail.

N’hésitez pas alors à réviser vos actions pour ne pas être démoralisé. L’idée est de maintenir la sensation d’avoir accompli ses tâches.

En conclusion

J’e’espère que cette méthode GTD, qui permet d’optimiser votre efficacité, vous a plus. Dans une prochaine formation, je vous montrerai comment implémenter cette méthode très efficace dans un outils de gestion des tâches: Things 3